EFD ICMS/IPI explicada

O SPED Fiscal, nome popular da Escrituração Fiscal – EFD ICMS/IPI, surgiu para substituir a escrituração dos Livros Registro de Entradas, Registro de Saídas, Registro de Inventário, Registro de Apuração do IPI, Registro de Apuração do ICMS, Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP e Registro de Controle da Produção e do Estoque. Não é sem razão que tantos profissionais têm dúvidas ou ficam intimidados, afinal esta é uma das obrigações acessórias que exige o maior volume de dados e informações. Somente o domínio das normas e o apoio de boas soluções tecnológicas podem tornar a geração e transmissão do SPED Fiscal menos complexa e mais segura. Portanto, é preciso muito estudo e aprimoramento constante.

Aspectos gerais

A EFD ICMS/IPI faz parte do Projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e deve ser transmitida mensalmente por todos os contribuintes do ICMS (Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação) e/ou IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados), exceto se houver dispensa autorizada pelo fisco da unidade federada do contribuinte e pela Secretaria da Receita Federal do Brasil. Os prazos para a transmissão são definidos por legislação estadual.

O contribuinte deve prestar todas as informações relativas a um mês civil (do primeiro ao último dia do mês) ou fração, ainda que as apurações dos impostos (ICMS e IPI) sejam efetuadas em períodos inferiores a um mês. Entre outras coisas, devem ser informados, sempre com o enfoque do declarante, as entradas e saídas de mercadorias, os serviços prestados e tomados, a descrição dos itens de mercadorias, produtos e serviços, a quantidade, descrição e valores de mercadorias, matérias-primas, produtos intermediários, materiais de embalagem, produtos manufaturados e produtos em fabricação, a produção de produtos em processo e produtos acabados, respectivos consumos de insumos e o estoque escriturado. Além disso, o SPED Fiscal deve conter toda informação que repercuta no inventário físico e contábil, no processo produtivo, na apuração, no pagamento ou na cobrança de tributos de competência dos entes conveniados ou outras de interesse das administrações tributárias, bem como toda situação de exceção na tributação do ICMS ou IPI (isenção, imunidade, não-incidência, diferimento ou suspensão do recolhimento).

A EFD ICMS/IPI tem leiaute extenso e complexo, sendo formada por blocos, dispostos entre o registro inicial (0000) e o final (9999). Todos os blocos possuem um registro de abertura e um registro de encerramento, além de registros de dados. Cada um se refere a um conjunto de documentos e de informações fiscais. A representação dos blocos no arquivo digital compõe a escrituração, em uma sequência lógica e obrigatória:

Bloco 0 – Abertura, Identificação e Referências
Bloco B – Escrituração e Apuração do ISS
Bloco C – Documentos Fiscais I – Mercadorias (ICMS/IPI)
Bloco D – Documentos Fiscais II – Serviços (ICMS)
Bloco E – Apuração do ICMS e do IPI
Bloco G – Controle do Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP
Bloco H – Inventário Físico
Bloco K – Controle da Produção e do Estoque
Bloco 1 – Outras Informações
Bloco 9 – Controle e Encerramento do Arquivo Digital

Uma vez gerada, a EFD ICMS/IPI deve ser validada pelo Programa Validador e Assinador (PVA) da Receita Federal, assinada por meio do certificado digital do tipo A1 ou A3 e, na sequência, transmitida. Se o arquivo for enviado com a omissão de alguma informação ou com dados imprecisos, inexatos ou incompletos, poderá haver penalidades e a obrigatoriedade a reapresentar o arquivo integral, de acordo com as regras estabelecidas pela Administração Tributária.

Importante lembrar que deve ser gerada e mantida uma EFD ICMS/IPI para cada estabelecimento (matriz e filiais), sendo dever do contribuinte armazenar o arquivo digital transmitido (em formato TXT), observando os requisitos de segurança, autenticidade, integridade e validade jurídica, pelo mesmo prazo estabelecido pela legislação para a guarda dos documentos fiscais.

Conformidade das informações

A fim de garantir a assertividade dos dados a serem transmitidos, é importante verificar vários pontos no arquivo do SPED Fiscal, tais como a estrutura (hierarquia, obrigatoriedade, duplicidade e tamanho de registros), regras de preenchimento de campos (formatos, tamanhos, valores válidos, obrigatoriedade, cálculos), valores trazidos de tabelas do SPED e de demais órgãos públicos, dados cadastrais (CNPJ, CPF, I.E., SUFRAMA, etc.), cálculos, alterações indevidas nos produtos/serviços e no cadastro de participantes, documentos fiscais (ordem sequencial, cancelamentos, períodos de apuração, modelos, séries, duplicidades, totais de itens, bases de cálculo, alíquotas, valores de ICMS, ICMS ST, IPI), existência e validade dos códigos NCM informados, alíquotas de tributos a partir dos códigos NCM dos produtos, coerência entre CST´s e CFOP´s informados, cruzamentos entre registros do próprio arquivo digital e entre arquivos da EFD ICMS/IPI de competências diferentes.

Percebe-se que a lista de verificação a ser feita no próprio arquivo é longa e trabalhosa. Mas não para por aí: é preciso comparar as informações da EFD ICMS/IPI com outros documentos e obrigações fiscais. Vários cruzamentos podem ser realizados, como por exemplo:

EFD ICMS/IPI x EFD Contribuições: tem o objetivo de verificar documentos não localizados, documentos divergentes, itens divergentes. Para realizar o cruzamento é necessário 1 (um) arquivo EFD Contribuições e todas as EFD ICMS/IPI do mesmo período.
EFD ICMS/IPI x ECF: objetiva conferir os valores de receitas de fabricação, receitas de revenda, de exportação, valores de ICMS, dentre outros. Para cruzar esses arquivos, é preciso 1 (um) arquivo da ECF e todas as EFD ICMS/IPI do mesmo exercício.
EFD ICMS/IPI x DCTF: tem o objetivo de comparar os valores de IPI entre estas duas declarações. Para esse cruzamento, tenha todas as EFD ICMS IPI e 1 (um) arquivo da DCTF do mesmo período.
EFD ICMS/IPI x ECD: objetiva verificar valores de receitas de fabricação, receitas de exportação, estoque final, ICMS, IPI, dentre outros. Tenha 1 (um) arquivo da ECD e todas as EFD ICMS IPI do mesmo exercício para realizar esse cruzamento.
EFD ICMS/IPI x NF-e / NFC-e/ CT-e/ CF-e: tem o objetivo de verificar se faltou escriturar algum documento fiscal e se existem valores divergentes entre os documentos e a escrituração. Será preciso 1 (um) arquivo da EFD ICMS/IPI e todas as notas do período para realizar o cruzamento.

Tecnologia x Tecnologia

Todas as obrigações acessórias, assim como a EFD ICMS/IPI, são analisadas eletronicamente pelo Governo. O Fisco audita e cruza, de forma automática e precisa, as informações transmitidas, verificando se há erros e/ou indícios de sonegação fiscal.

Portanto, é altamente recomendado que você audite seus arquivos antes da fiscalização, para corrigir os erros detectados e evitar problemas futuros. Mas realizar todas estas conferências manualmente é praticamente impossível, de modo que é necessária a utilização de um sistema de auditoria eletrônica que faça uma varredura completa no arquivo e utilize critérios similares aos do Fisco. O sistema deve cruzar dados entre obrigações diferentes e analisar o conteúdo do arquivo, simulando uma malha eletrônica das Receitas Federal e Estaduais.

A e-Auditoria desenvolveu, de forma pioneira e exclusiva, a Auditoria Digital de 3ª Geração, onde um robô captura os arquivos fiscais definidos em um plano de auditoria, analisa os dados e aponta inconsistências, sem a necessidade de interferência humana. O resultado desta operação é que o profissional deixa de fazer o trabalho braçal e passa a ter tempo e oportunidade de realizar as correções antes que a fiscalização identifique eventuais erros, ou seja, mais segurança e tranquilidade para as empresas.