Muitas empresas e/ou contadores têm dúvidas sobre a substituição de arquivos. Neste mês de maio principalmente, quando acontece a entrega da Escrituração Contábil Digital, ECD, é preciso saber tudo sobre o processo da substituição, ainda mais que a ECD sofreu algumas mudanças para 2018.

Por isso, neste artigo você encontra as principais informações sobre a substituição de arquivos, como:

• Qual o prazo para realizar a substituição;
• Qual a regra para realizar a substituição;
• O que as empresas devem fazer para substituir um arquivo.

1) Qual é o prazo para realizar esta substituição?

De acordo com a publicação da IN nº 1.774/2017, só é admitida a substituição da ECD até o fim do prazo de entrega relativo ao ano-calendário subsequente. Ou seja, o arquivo de 2017 que poderá ser entregue até o último dia de maio de 2018 só poderá ser substituído até último dia útil de maio de 2019.

2) Existe alguma regra com relação à substituição do arquivo ou a empresa pode realizar a substituição em qualquer situação?

A ECD autenticada somente pode ser substituída caso contenha erros que não possam ser corrigidos por meio de lançamento contábil extemporâneo, conforme previsto nos itens 31 a 36 da ITG 2000.

3) Qual o procedimento para realizar a substituição?

O cancelamento da autenticação e a apresentação da escrituração substituta serão efetuados mediante apresentação do Termo de Verificação para Fins de Substituição, o qual deve integrar a escrituração substituta.

A empresa deve preencher o termo em um editor de texto, salvar na extensão em .rtf, colar este documento no bloco de notas e depois colar este conteúdo no registro J801, detalhando os erros que deram motivo à substituição. Importante ressaltar que não existe um modelo padrão para este termo.

4) Este termo precisa ser assinado?

Sim, o termo deve ser assinado pelo próprio profissional da contabilidade que assina os livros contábeis substitutos.

Porém, caso as demonstrações contábeis tenham sido auditadas por auditor independente, deve ser assinado pelo próprio profissional da contabilidade que assina os livros contábeis substitutos e também pelo seu auditor independente.