Como recuperar a ECD com encerramento do exercício diferente da ECF?

Um assunto muito questionado neste período de entrega da ECF é sobre como proceder quando a ECD recuperada possui encerramento diferente da ECF. Por isso, fique de olho nesse passo a passo para você recuperar a ECD com encerramento do exercício diferente dos encerramentos da ECF. Bom proveito!

Por que acontece das declarações possuírem encerramentos diferentes?

A ECD segue a determinação do Código Civil, então, por mais que a empresa seja tributada por um regime trimestral, na ECD, obrigatoriamente a empresa tem que fazer o encerramento anual.

Já na ECF, o encerramento segue o regime de apuração do tributo. Por exemplo: se a empresa possui regime de apuração trimestral, na ECF ela vai informar o encerramento trimestral. Esta diferença entre os encerramentos nas declarações acontece normalmente com as empresas do Lucro Presumido, porque as empresas optantes pelo Lucro Real trimestral, de forma geral, fazem encerramentos trimestrais na ECD.

E o que acontece quando as declarações são preenchidas desta forma?

Quando a empresa fizer a recuperação de uma ECD com encerramento anual na geração de uma ECF com encerramento trimestral, será necessário fazer alguns ajustes.

Como o PGE aponta esta divergência?

Após a recuperação da ECD e ao validar o arquivo, o PGE apresentará as mensagens “Existe uma diferença entre a soma dos saldos finais credores com a soma dos saldos finais devedores” e também “Existe uma diferença entre a soma dos saldos iniciais credores com a soma dos saldos iniciais devedores”:

É importante comparar estes valores com os do Registro P150, referente ao resultado do exercício de cada trimestre, para confirmar que a mensagem está sendo apresentada por causa dos encerramentos diferentes entre as declarações.

Qual o primeiro procedimento a ser realizado pela empresa?

O primeiro passo é identificar a conta que irá realizar estes ajustes. Porém, é importante destacar que o PGE, ao apontar esta advertência, sempre traz a primeira conta do trimestre. No entanto, aconselha-se utilizar a conta de “Lucros ou Prejuízos do Exercício” ou “Lucros ou Prejuízos Acumulados” no Patrimônio Líquido.

E se a empresa não possuir essa conta de encerramento na ECF?

Caso não exista esta conta de encerramento na ECF, a empresa pode criar uma conta para fazer estes lançamentos. Porém, esta conta deve existir na ECD recuperada, devidamente referenciada.

Como realizar estes ajustes?

É necessário verificar, no Registro P150, os valores que a empresa irá utilizar no lançamento de encerramento de cada trimestre.

No primeiro trimestre, deve-se identificar o valor do Resultado Líquido do Período e o seu indicador. É importante anotar estas informações, pois elas serão utilizadas posteriormente. É importante também verificar estas informações em todos os trimestres.

Voltando no Registro K155, no primeiro trimestre, a empresa deve localizar a conta que já identificou anteriormente.

No exemplo abaixo, a empresa tinha um saldo credor no valor de R$ 915.743,75. É este o lançamento que iremos fazer no Registro K155. Como a empresa tem saldo credor, vamos preencher este valor no campo “Valor total dos créditos”. Agora, o PGE irá apontar um erro, pois o saldo final ficou errado, já que ele faz a conta do saldo inicial + o valor dos créditos. No entanto, este valor não está batendo com o valor do saldo final.

Vamos ajustar este valor também, somando o saldo inicial + o crédito, que vai dar o valor de R$ 1.283,065,76. Vamos ajustar este saldo final para que o PGE não apresente mais o erro. Pronto, o primeiro trimestre está corrigido. Agora, só clicar em “Salvar”. Lembrando que é necessário anotar este valor do saldo final, pois vamos precisar dele para informar no saldo inicial do período seguinte.

Agora, é necessário fazer o mesmo procedimento para os demais trimestres. Lembrando que a empresa terá que ajustar o saldo inicial nos trimestres seguintes, informando o saldo final do trimestre anterior.

Após realizar estes ajustes, tem mais algum procedimento?

Mesmo depois de realizar estes ajustes, o PGE irá apresentar uma mensagem de advertência após validar o arquivo, informando que “O Registro não é compatível com os valores recuperados e calculados pelo sistema”. Mas se as contas que ele estiver referenciando forem justamente as contas alteradas e com os mesmos valores, a mensagem está certa.

Caso tenha trabalhado com uma conta só, ele deve apontar só para esta. Se apontar para outra ou para a mesma conta com valor diferente, será necessário verificar o arquivo.