No cenário tributário atual, a precisão e conformidade das declarações fiscais são essenciais para evitar problemas com a fiscalização e garantir a eficiência operacional das empresas. Neste artigo, compilamos insights valiosos de um Aulão realizado pela e-Auditoria, onde especialistas discutiram a importância da auditoria de SPED, cruzamento de obrigações e gestão de estoque.
Dessa forma, através de exemplos práticos e dicas detalhadas, este conteúdo oferece uma visão abrangente sobre como identificar e corrigir inconsistências nos arquivos fiscais, utilizando tecnologias avançadas para otimizar os processos e assegurar a conformidade com as normas tributárias.
Diferenças entre a EFD-ICMS-IPI e a EFD-Contribuições
Hoje, a fiscalização digital facilita o cruzamento de dados fiscais, o que torna essencial a correta escrituração. Antigamente, as obrigações eram enviadas em livros impressos, e a conferência era manual. Contudo, na era digital, qualquer inconsistência é rapidamente detectada pela fiscalização.
Eis as principais diferenças:
- EFD-ICMS-IPI: obriga a escrituração de todas as documentações de entrada e saída, incluindo serviços e CTEs;
- EFD-Contribuições: envolve apenas documentos relacionados a PIS e COFINS. Qualquer pagamento ou crédito de PIS e COFINS deve ser escriturado.
Um erro comum é escriturar um documento na EFD-Contribuições e esquecer de escriturar na EFD-ICMS-IPI, o que é rapidamente detectado pela fiscalização.
Auditoria de inconsistências nos arquivos fiscais
Agora, vamos detalhar como realizar uma auditoria para identificar inconsistências nos arquivos fiscais.
Código NCM inválido
Um erro comum é utilizar um código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) que não está mais vigente. Isso pode resultar em uma tributação incorreta. O fiscal pode facilmente detectar essa inconsistência ao comparar com a base de dados atual.
Divergência nos valores da nota fiscal
Outro erro frequente é a divergência entre o valor total da nota fiscal e o somatório dos itens da nota. Por exemplo, a nota fiscal número 79958, emitida em 10 de janeiro de 2023, apresenta valores que não fecham corretamente. Isso pode ocorrer por omissão de algum valor no produto ou na capa da nota.
A plataforma eA ajuda a detectar essas inconsistências, oferecendo dicas sobre possíveis causas e como corrigi-las, garantindo uma escrituração correta e conforme as normas tributárias e contábeis.
Verificação de valores de mercadorias
Para verificar se os valores das mercadorias estão corretos, é crucial considerar todos os componentes que afetam o valor final. Isso inclui:
- Descontos;
- Abatimentos;
- Valor do ICMS-ST (mesmo sem direito ao crédito);
- Valor do seguro;
- Outras despesas;
- Valor total do IPI.
A soma correta desses itens garante que o valor total da mercadoria esteja exato. Caso contrário, ao enviar um arquivo com erros para a Receita Federal, você poderá ser autuado devido às discrepâncias entre os registros C100 (capa da nota) e C170 (itens da nota).
Alerta de intervalo na sequência numérica das notas fiscais
Um erro comum que pode ocorrer é a quebra na sequência numérica das notas fiscais. Isso pode ocorrer devido a contingência ou emissão em outra série. Contudo, se você não cancelou ou inutilizou o documento, essa quebra representa uma omissão de documentação, o que é um erro sério para a fiscalização. Verifique sempre se a quebra tem justificativa ou se você precisa corrigir o erro.
Tratamento do imposto de importação
Na análise de inconsistência entre o total da nota fiscal e os itens, o imposto de importação deve ser incluído em outras despesas. Ou seja, é fundamental garantir que esse imposto esteja corretamente refletido no valor total.
Suporte e soluções da E-Auditoria
Na e-Auditoria, temos uma preocupação constante em oferecer suporte especializado para resolver dúvidas e problemas de inconsistência. Quando um cliente encontra um erro, nossa equipe está pronta para auxiliar na correção, seja retificando arquivos ou orientando sobre os próximos passos.
Assista ao Aulão:
A plataforma eA automatiza a conferência dos arquivos, verificando regras tributárias e inconsistências comuns com base na expertise acumulada de nossa equipe. Portanto, isso permite que os contadores se concentrem em gerar valor para seus clientes, evitando multas e problemas com a fiscalização.
Cruzamento de obrigações e auditoria de SPED
Agora, vamos discutir o cruzamento de obrigações fiscais da auditoria de SPED. Muitos clientes começam verificando se as obrigações estão corretas nos dois arquivos (SPED Fiscal e SPED Contribuições) e depois analisam profundamente cada um deles. Isso ajuda a garantir que as informações estejam consistentes entre diferentes declarações.
Exemplo prático de cruzamento: XML e EFD-ICMS-IPI
Um cruzamento solicitado frequentemente é o do XML com a EFD-ICMS-IPI. Isso é crucial porque, sem uma ferramenta que capture o XML diretamente da SEFAZ, uma empresa pode emitir uma nota fiscal contra o CNPJ do cliente sem que ele saiba.
Passo a passo para realizar o cruzamento:
- Carregamento dos arquivos: carregue os arquivos SPED Fiscal e SPED Contribuições na plataforma e-Auditor.
- Análise automática: a plataforma analisa as inconsistências e realiza cruzamentos automaticamente.
- Verificação de divergências: a ferramenta aponta divergências entre os arquivos, facilitando a correção dos erros antes do envio à Receita.
Com a automatização, contadores podem se focar em atividades estratégicas, como revisão cadastral e análise tributária, proporcionando um serviço de alta qualidade aos seus clientes e garantindo conformidade com as normas fiscais.
Captura automática de XMLs
Uma situação comum que nossos clientes enfrentam é não saberem que uma nota fiscal foi emitida contra o seu CNPJ, resultando em uma falha na escrituração da EFD-ICMS-IPI. Para resolver isso, utilizamos nossa ferramenta e-capturador, que captura automaticamente as notas diretamente da SEFAZ. Isso permite um cruzamento mais preciso, mesmo que os XMLs não tenham sido recebidos por e-mail.
Primeiros passos no cruzamento de obrigações:
- Carregamento de arquivos: começamos carregando manualmente os arquivos SPED na plataforma, conforme mencionado anteriormente.
- Captura automática: utilizamos o e-Capturador para captar XMLs diretamente da SEFAZ, verificando quais documentos a Receita tem conhecimento e cruzando-os com a EFD.
- Verificação de notas não escrituradas: identificamos notas fiscais que existem na base da Receita, mas que não foram escrituradas na EFD-ICMS-IPI. Isso é uma das notificações mais comuns que a Receita envia aos nossos clientes.
Obrigações acessórias estaduais
Alguns estados possuem obrigações acessórias específicas, como a DAP em Minas Gerais. Embora o governo previsse a extinção de muitas dessas obrigações há anos, elas ainda permanecem em vigor. A DAP, por exemplo, espelha a EFD-ICMS-IPI e o governo a utiliza para confrontar dados e exigir retificações em caso de inconsistências.
- EFD Contribuições vs. EFD-ICMS-IPI: um dos cruzamentos que realizamos envolve a comparação entre a EFD Contribuições e a EFD-ICMS-IPI. Identificamos documentos que não foram localizados em uma ou outra obrigação e divergências nos valores informados.
- Indicador de frete: verificamos se o indicador de frete está corretamente informado em ambas as obrigações. Por exemplo, uma divergência pode ocorrer se na EFD Contribuições o indicador está como ‘9’ e na EFD-ICMS-IPI está como ‘0’.
- Valor da mercadoria: cruzamos os valores das mercadorias entre os arquivos, verificando se há diferenças significativas e qual valor está correto, utilizando o XML para confirmação.
Benefícios do cruzamento automático
Com a nossa plataforma, o processo de cruzamento é automatizado. Isso libera tempo dos contadores para se dedicarem à resolução de problemas e à geração de valor para os clientes. Além disso, garante que as informações escrituradas estejam sempre corretas e em conformidade com as normas fiscais.
A e-Auditoria oferece um suporte especializado para auxiliar na resolução de dúvidas e problemas encontrados durante as auditorias. Nossa equipe está disponível para ajudar a entender e corrigir inconsistências, garantindo que os arquivos enviados estejam sempre corretos.
Também oferecemos auditoria para o e-Social, seguindo as mesmas normas e verificações que aplicamos às EFDs. Isso inclui a validação de registros e eventos e assegura que todas as informações estejam corretas, bem como em conformidade com os manuais da Receita.
Revisão fiscal: uma estratégia para dormir tranquilo
Antes de enviar as obrigações fiscais para o governo, é essencial realizar uma revisão fiscal completa. Isso envolve sanar todos os problemas e inconsistências, garantindo que os arquivos enviados estejam corretos. Essa prática, embora trabalhosa, assegura tranquilidade e evita problemas futuros com a fiscalização.
Realizar auditorias não só garante conformidade, mas também revela oportunidades de negócio. Por exemplo, uma revisão de cadastro de itens pode identificar NCMs incorretos ou desatualizados, permitindo corrigir a tributação. Além disso, auditar as obrigações passadas pode gerar novas fontes de receita, cobrando por serviços de revisão retroativa.
Muitos clientes relatam a dificuldade de manter a conformidade devido ao volume de obrigações e à complexidade das normas. No entanto, aqueles que investem em tecnologia e plataformas automatizadas, como a nossa, conseguem otimizar seus processos.
Importância do cadastro de produtos na auditoria de SPED
O cadastro correto de produtos é fundamental para a gestão de estoque e a conformidade fiscal. Em outras palavras, registros como o 0200 (cadastro de produto) e seus relacionados (0190, 0205, 0220) são de extrema importância. A correta estruturação desses registros evita problemas como a rejeição de notas fiscais e inconsistências no controle de estoque.
Fatores de conversão e controle de estoque
Os fatores de conversão são cruciais para a correta gestão de estoque e auditoria de SPED. Por exemplo, se uma empresa compra fardos de um produto, mas vende unidades, é necessário informar corretamente a unidade de medida de venda e o fator de conversão no registro 0220. A falta dessa informação pode resultar em discrepâncias no estoque e autuações fiscais.
Importância da correta estruturação dos registros
Para garantir a conformidade fiscal e evitar problemas, é crucial que todos os cadastros e registros sejam feitos corretamente. Isso inclui:
- Registro 0150: cadastro de participantes.
- Registro 0190: fatores de conversão.
- Registro 0200: cadastro de produtos.
- Registro 0220: fatores de conversão específicos.
Esses registros permitem que a fiscalização entenda seu estoque e certifiquem-se de que as informações estejam precisas e consistentes.
Gestão de estoque e fatores de conversão
No varejo, especialmente em supermercados, é comum ocorrerem erros durante a passagem dos produtos no caixa. Nesse sentido, produtos similares, como diferentes tipos de leite, podem ser registrados incorretamente, causando discrepâncias no estoque. Para resolver isso, utilizamos a funcionalidade de “Grupo de Itens” em nosso sistema, que permite agrupar produtos e justificar essas diferenças para a fiscalização.
Por exemplo, se você registrar duas caixas de leite com o mesmo código, mas uma desnatada e outra semidesnatada, nossa ferramenta mostra à fiscalização que você pagou o imposto corretamente, havendo apenas um erro no registro.
Uso do Código GTIN na auditoria de SPED
O código GTIN é essencial tanto na entrada quanto na saída dos produtos. Este código, fornecido pela indústria, garante que a classificação do produto (incluindo o NCM) esteja correta. No entanto, é importante validar esses códigos ao receber produtos de atacadistas, pois reclassificações incorretas podem ocorrer. Manter essa verificação evita problemas fiscais e garante o cálculo correto dos impostos.
Benefícios da tecnologia na auditoria fiscal
Utilizar plataformas automatizadas, como a e-Auditoria, simplifica o processo de auditoria de SPED e garante a conformidade. A ferramenta de validação de estoque, por exemplo, é altamente eficaz para identificar omissões de entrada e saída, além de verificar a correção dos fatores de conversão e NCMs.
A equipe da e-Auditoria está sempre à disposição para ajudar com suas necessidades fiscais e tributárias. Se você tem uma empresa de varejo com desafios de estoque ou precisa de suporte em auditoria fiscal, entre em contato conosco. Além disso, nossa equipe fiscal, tributária e trabalhista está pronta para ajudar a simplificar sua rotina e garantir a conformidade com as normas fiscais.
Este foi um resumo detalhado do nosso Aulão sobre auditoria fiscal, cruzamento de obrigações e gestão de estoque. Esperamos que as informações fornecidas sejam úteis para melhorar a precisão e conformidade das suas declarações fiscais. Se tiver mais dúvidas ou precisar de assistência, não hesite em entrar em contato conosco.
