Descubra como balanças descalibradas podem desorganizar o controle de estoque da sua empresa, causar problemas com a fiscalização e gerar multas pesadas.
Você já parou para pensar no impacto que uma simples balança descalibrada pode ter no seu negócio? Enquanto nos preocupamos em otimizar processos e investir em tecnologias avançadas, um detalhe como esse pode passar despercebido e causar grandes transtornos.
Neste artigo, vamos explorar como a falta de calibragem adequada das balanças pode desorganizar completamente o controle de estoque, gerar problemas com a fiscalização e até mesmo resultar em multas pesadas.
Balanças descalibradas no controle de estoque
Imagine que você é gestor de uma rede de supermercados. Tudo ia bem até que você percebe que a fiscalização está cada vez mais rigorosa com o controle de estoque. Seu cadastro tem dezenas de milhares de itens, e sua operação envolve várias lojas, cada uma com diversos caixas. Até então, manter o estoque 100% preciso não era sua maior preocupação. Mas agora, com o risco de multas pesadas, você e sua equipe decidem arregaçar as mangas para melhorar o controle de entradas e saídas de mercadorias.
Vocês investem um bom orçamento, revisam todo o cadastro de itens, eliminam duplicidades, classificam os produtos, ajustam procedimentos fiscais, treinam a equipe, adotam softwares modernos, automatizam o inventário e implementam rotinas de auditoria. Tudo parece estar indo na direção certa. Mas aí, um detalhe prático pode colocar todo esse esforço em risco: as balanças usadas na operação da empresa.
Sim, as balanças! Aqueles equipamentos que muitas vezes passam despercebidos, mas que são essenciais para um controle de estoque preciso. Se alguma balança estiver descalibrada, medindo o peso dos insumos ou mercadorias de forma incorreta, isso pode causar um efeito dominó negativo no seu estoque.
Desafios das unidades de medida diferentes
Vamos entender melhor. É comum que os fornecedores emitam notas fiscais com unidades de medida diferentes das que a empresa usa para comercializar e controlar os produtos. Itens vendidos por peso são um exemplo clássico disso. Imagine que seu supermercado vende castanhas e as compra de dois fornecedores:
- Fornecedor A: vende pacotes de 2 kg.
- Fornecedor B: vende pacotes de 5 kg.
Você comercializa e controla o estoque das castanhas em gramas, ou seja, utiliza uma unidade de medida diferente da dos fornecedores. Isso precisa ser informado à fiscalização. Na EFD ICMS/IPI, existe o Registro 0220, que trata dos fatores de conversão entre a unidade de medida do fornecedor e a que você utiliza.
Sempre que a unidade informada na nota de entrada for diferente da usada no inventário, é necessário informar esse registro com o fator de conversão. Sem essa informação, a fiscalização pode não conseguir fazer o controle de estoque corretamente e aplicar multas por omissão de dados.
Unidades de medida
Mas não basta apenas informar os fatores de conversão. Há outros procedimentos para a correta escrituração dessas operações na EFD ICMS/IPI. No Registro 0190 (Identificação das Unidades de Medida), você deve cadastrar as unidades de medida utilizadas no arquivo digital.
É importante diferenciar os pacotes de castanhas de 2 kg e os de 5 kg com códigos diferentes. Caso contrário, o controle de estoque vira uma bagunça. Vamos cadastrar assim:
| Unidade de Medida | Descrição |
|---|---|
| PCTE2 | Pacote com 2 kg |
| PCTE5 | Pacote com 5 kg |
| G | Grama |
No Registro 0200 (Tabela de Identificação do Item), você informará as mercadorias, serviços, produtos ou quaisquer outros itens relacionados às transações fiscais e aos movimentos de estoque. Deve-se informar a unidade de medida usada na quantificação de estoques, ou seja, a que será utilizada no inventário, e não as unidades que constam nas notas fiscais de entrada. Recomendamos utilizar a menor unidade comercializada, que no nosso exemplo é “G” (grama).
Como compramos pacotes e vendemos em gramas, precisamos cadastrar no Registro 0220 dois fatores de conversão. Para a unidade “PCTE2” (pacote com 2 kg), o fator de conversão para “G” será 2.000 (2 kg equivalem a 2.000 gramas). Seguindo o mesmo raciocínio, o fator de conversão da unidade “PCTE5” será 5.000.
O impacto no controle de estoque
Agora, onde entra a balança descalibrada nessa história? Imagine que a balança usada para pesar a mercadoria e realizar as vendas está descalibrada. O estoque pode sofrer variações positivas ou negativas. Por exemplo, o pacote de 2 kg pode ser vendido totalmente com a balança marcando apenas 1.850 gramas. Nesse caso, a mercadoria não existe mais fisicamente no estabelecimento, mas o controle acusa que ainda restam 150 gramas de castanhas para serem comercializadas.
Contabilmente, esse saldo residual nunca terá saída, pois você não vai vender algo que não existe mais. Isso provoca um inchaço no estoque e pode configurar omissão de saída, já que o estoque físico não bate com o registrado. Em outras palavras, a fiscalização pode presumir que você vendeu 150 gramas de castanha sem nota — o que se enquadra como sonegação fiscal.
Por outro lado, se a balança estiver descalibrada para mais, o pacote de 2 kg pode se transformar em 2.100 gramas. Nesse caso, você fica com o item negativo em 100 gramas, ou seja, vendeu mais do que tinha em estoque. Isso configura omissão de entrada, pois nos registros contábeis o item que saiu do estoque nunca entrou, já que não há nota fiscal para cobrir essa diferença. Sendo mais claro: foi registrada a entrada de 2.000 gramas de castanha, mas você vendeu 2.100 gramas. A diferença de 100 gramas ficou sem cobertura.
Você pode pensar: “Ah, 100 ou 150 gramas é pouca coisa”. Mas lembre-se de que estamos falando de um supermercado que vende cerca de uma tonelada (1.000 kg) de castanhas por mês. Se a balança apresenta 150 gramas a menos em cada pacote de 2 kg, a diferença no estoque será de 75 kg por mês, ou 900 kg por ano.
Ajuste sua balança descalibrada
Percebe como é essencial controlar a exatidão das suas balanças? Infelizmente, muitas empresas, atraídas por preços mais baixos, acabam adquirindo balanças de forma irregular. Geralmente, são equipamentos falsificados, vendidos sem nota fiscal e que não possuem aprovação de modelo no Inmetro. Essas balanças podem apresentar erros de pesagem maiores ou menores do que os permitidos, pois não passaram pelos testes exigidos pela legislação.
Empresários que agem assim não percebem que essa “economia” pode sair muito caro, seja pelas multas e apreensões do Ipem ou Inmetro, seja pela ação implacável da fiscalização tributária, que utiliza tecnologia avançada para analisar rapidamente os estoques e detectar inconsistências que podem configurar sonegação fiscal.
Então, o que fazer? É fundamental calibrar seus equipamentos periodicamente. Para que as balanças apresentem o melhor desempenho possível, utilize somente balanças aprovadas pelo Inmetro, com selo de verificação inicial, lacre e etiqueta do fabricante, onde constam todos os dados do instrumento. Esses itens garantem que a balança cumpre todas as exigências legais e que passou em todos os testes exigidos.
