A planilha de SPED Fiscal é uma ferramenta para te auxiliar na escrituração fiscal digital, que exige precisão e controle absoluto sobre os dados. Afinal, sabemos que até mesmo para contadores e profissionais tributários que já trabalham com o SPED Fiscal, editar e ajustar informações pode ser um processo complexo. Neste artigo, explicamos como usar a planilha para facilitar sua rotina contábil.

Estrutura da Planilha de SPED Fiscal

A planilha de SPED é um arquivo em formato Excel (.xlsx) que pode ser acessado tanto no Microsoft Excel quanto no Google Sheets. Ela contém colunas organizadas com números de registro, códigos e valores, incluindo base de cálculo e alíquotas. A principal vantagem de utilizar a planilha é a possibilidade de filtrar e ordenar os registros de maneira eficiente para localizar inconsistências.

Como importar um arquivo de SPED para a Planilha

Para utilizar a planilha de forma eficaz, um dos processos mais importantes é a conversão de arquivos do SPED, que geralmente estão no formato .txt, para o formato Excel. Esse processo permite a ordenação e análise dos dados de maneira mais visual.

Passo a passo para importação:

1. Obter o Arquivo TXT: O primeiro passo é extrair o arquivo de escrituração diretamente do software contábil utilizado pelo profissional.
2. Abrir o Excel: No Microsoft Excel, clique em Arquivo > Abrir e selecione “Todos os Arquivos” para visualizar arquivos no formato .txt.
3. Configurar a Importação: Ao abrir o arquivo, o Excel solicitará a parametrização das colunas. O usuário deve definir o delimitador correto, que normalmente é um “piper” (|), para garantir que os dados sejam organizados corretamente.
4. Aplicar Filtros: Após a importação, adicionar filtros na primeira linha da planilha facilita a visualização dos registros específicos, como número de notas fiscais, códigos de CFOP e CST.

Como identificar e corrigir erros nos registros

O principal uso da planilha está na identificação de diferenças entre valores apurados e valores apresentados na EFD. Para isso, o contador pode seguir os seguintes passos:

• Comparação manual: antes de importar os dados para a planilha, o profissional faz uma conferência manual no seu sistema contábil, analisando registros de entrada e saída e comparando alíquotas.
• Filtragem de registros: após importar os dados para o Excel, utilizar filtros para localizar registros específicos, como C170 (documentos fiscais) e 0200 (cadastro de itens).
• Verificação de diferenças: se houver diferença entre o cálculo manual e o valor apresentado na EFD, buscar nos registros filtrados os possíveis erros.
• Correção e reimportação: caso seja encontrada alguma inconsistência, as correções devem ser feitas no sistema contábil e um novo arquivo TXT deve ser gerado para conferência.

Limitações da Planilha de SPED e alternativas

Embora a planilha seja uma ferramenta útil para organização e filtragem dos dados do SPED, ela apresenta limitações significativas. O Excel não consegue identificar automaticamente inconsistências nos dados ou sugerir correções. Ele apenas facilita a visualização e filtragem das informações, tornando a auditoria mais didática.

Além disso, transformar novamente o arquivo Excel em um arquivo .txt correto para reimportação no sistema contábil é um processo complexo. Isso ocorre porque cada linha tem um tamanho e número de colunas específicos, tornando necessário um processo de concatenação extremamente detalhado. Para empresas com um grande volume de dados, esse processo manual pode ser inviável sem o suporte de um programador para criar um script de automação.

Dessa forma, a planilha não substitui um software de auditoria digital completo, mas pode ser utilizada como um suporte inicial para a identificação de erros. Ou seja, a planilha de SPED pode ser um recurso útil para contadores organizarem e filtrarem informações fiscais, mas tem limitações significativas no que diz respeito à análise e correção de inconsistências. Para uma auditoria fiscal eficiente, soluções especializadas como o e-Auditor são a melhor alternativa.

O e-Auditor na análise fiscal

Para uma análise mais precisa e eficiente, o ideal é recorrer a uma ferramenta especializada, como a plataforma e-Auditor. Diferente do Excel, o e-Auditor realiza uma verificação detalhada dos registros fiscais, identificando inconsistências e apresentando sugestões de correção.

Os principais benefícios da plataforma incluem:

• Suporte especializado: usuários contam com suporte dedicado para usar a Plataforma eA e o módulo do e-Auditor.
• Análise automatizada de dados fiscais: o e-Auditor identifica erros e inconsistências automaticamente.
• Sugestões de correção personalizadas: o e-Auditor permite que contadores e auditores ajustem os registros conforme a legislação.

Não cometa esses erros no SPED Fiscal

Conheça o módulo e-Auditor da Plataforma eA

Se você trabalha com SPED Fiscal, utilizar uma planilha no Excel pode otimizar o processo de conferência de informações e validação dos arquivos. Essa solução é ideal para evitar erros e garantir que os dados estejam corretos antes da transmissão.

No entanto, se o seu objetivo for gerar e transmitir arquivos SPED atualizados sem preocupações com layout e formatação, o uso de um sistema automatizado pode ser a melhor solução. Dessa forma, você garante conformidade e eficiência no processo de escrituração fiscal.

Gostou dessa dica? Continue acompanhando nosso blog para mais conteúdos sobre auditoria digital, gestão tributária e ferramentas essenciais para contadores!