A Escrituração Fiscal Digital do ICMS e do IPI (EFD ICMS IPI) faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e foi criada com o objetivo de modernizar, simplificar e tornar mais seguro o processo de prestação de contas das empresas em relação ao ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e ao IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).

No que diz respeito à EFD-ICMS/IPI, a legislação aplicável se baseia em normas que envolvem tanto a Receita Federal quanto as Secretarias de Fazenda de cada estado.

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Dessa forma, cada contribuinte precisa ficar de olho nas regras específicas de seu estado, o que inclui atender aos prazos estabelecidos e observar a forma correta de envio dos arquivos. Por isso, reunimos informações oficiais do SPED para responder algumas dúvidas comuns sobre o assunto.

O que é a EFD ICMS IPI

A Escrituração Fiscal Digital (EFD ICMS/IPI) corresponde ao arquivo digital que reúne as informações fiscais do contribuinte relativas ao ICMS e ao IPI em um determinado período de apuração. Seu leiaute é definido pelo Ato COTEPE nº 09/08 e alterações, e a geração do arquivo segue regras nacionalmente estabelecidas. O contribuinte deve validar esse arquivo em um Programa Validador e Assinador (PVA) específico e transmiti-lo ao ambiente nacional do Sped.

Além disso, a EFD ICMS/IPI eliminou a impressão de livros fiscais como os de Entradas, Saídas, Inventário e Apuração dos Impostos, que agora existem apenas de forma digital.

Obrigatoriedade e prazos da EFD ICMS IPI

A obrigatoriedade de entrega da EFD-ICMS/IPI é determinada pela legislação de cada Unidade Federada, tendo como base o Ajuste Sinief 02/2009 e suas alterações. Em geral, estabelecimentos industriais e equiparados a industriais, além de contribuintes substitutos e atacadistas (classificados em determinados códigos CNAE), estão entre os principais obrigados.

Quando a empresa adota a EFD ICMS/IPI, geralmente não precisa entregar outros arquivos, como o Sintegra, desde que a UF já tenha oficializado essa dispensa na legislação. Contudo, é fundamental que o contribuinte verifique junto à Secretaria de Fazenda de seu estado se cumpre os critérios de obrigatoriedade e se há prazos diferenciados de acordo com o regime tributário ou CNAE.

A legislação estadual normalmente define o prazo de entrega da EFD ICMS IPI, que pode variar conforme a unidade da federação. Na prática, muitos estados exigem o envio até o dia 20 do mês subsequente ao período de apuração. É importante ressaltar que esse prazo pode não ser prorrogado caso caia em sábados, domingos ou feriados, pois o sistema de recepção funciona ininterruptamente.

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Multas e penalidades

O não envio ou envio fora do prazo da EFD-ICMS/IPI pode gerar multas previstas tanto na legislação estadual quanto em normas federais. Em nível federal, a Lei nº 8.218/1991, alterada pela Lei nº 13.670/2018, estabeleceu penalidades que podem chegar a:

• 0,02% ao dia de atraso sobre a receita bruta no período, limitada a 1%, para não cumprimento de prazo;
• 0,5% da receita bruta se não houver observância dos requisitos e especificações do arquivo;
• 5% (limitado a 1% da receita bruta) sobre o valor da operação em casos de omissão ou informação incorreta.

O contribuinte também deve ficar atento às penalidades estaduais, pois cada UF possui legislação própria determinando valores de multas para ausência, atraso ou inconsistências nos arquivos.

Retificação da EFD ICMS IPI

A retificação da EFD pode ser necessária para corrigir erros de conteúdo ou estrutura. No geral, o contribuinte pode retificar o arquivo referente aos períodos de apuração de janeiro de 2013 em diante até o último dia do terceiro mês subsequente ao encerramento daquele mês.

Após esse prazo, a retificação só é possível mediante autorização do Fisco, conforme prevê o Ajuste Sinief 11/2012, que alterou o Ajuste Sinief 02/2009.

Para retificar, o contribuinte deve usar o mesmo leiaute vigente no período de apuração original e a versão atual do PVA. É imprescindível marcar como “remessa de arquivo substituto” no campo de finalidade do arquivo. Se a escrituração retificada estiver em ação fiscal ou inscrita em Dívida Ativa, a correção só terá efeito se houver interesse do Fisco.

Certificação digital

A EFD ICMS IPI exige assinatura digital por meio de certificado válido dentro da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Esse certificado pode ser do tipo e-CNPJ (quando contiver a mesma raiz de CNPJ do estabelecimento) ou do tipo e-CPF do representante legal da empresa.

A legislação também permite o uso de procuração eletrônica cadastrada no site da Receita Federal, autorizando outra pessoa jurídica ou física a assinar em nome do contribuinte.

Em situações especiais, como sucessão por incorporação ou fusão, a sucessora assina a EFD-ICMS/IPI quando o CNPJ da empresa sucedida está extinto. O importante é que sempre haja uma assinatura válida garantindo a autenticidade e integridade do arquivo digital transmitido.

PVA – Programa Validador e Assinador

O programa validador da Escrituração Digital EFD ICMS IPI é um software gratuito responsável por validar a estrutura e consistências mínimas do arquivo, bem como proceder à assinatura digital do arquivo antes do envio. Ele não substitui sistemas internos de escrituração fiscal, mas verifica regras de conteúdo, como CST, CFOP e relação entre valores de imposto, para diminuir inconsistências.

O PVA oferece a funcionalidade de pré-validação, que permite identificar erros pontuais sem a necessidade de atualizar todo o leiaute do programa. Há ainda a possibilidade de importar blocos individualmente e exportar dados para conferências ou backups. Se houver problemas de banco de dados ou acesso à rede, verifique permissões de gravação, firewall ou antivírus.

Código da Situação Tributária (CST)

O CST reflete o enquadramento tributário de cada operação ou prestação. Do ponto de vista do declarante, é preciso informar corretamente o CST nas entradas e saídas, incluindo operações tributadas integralmente, isentas, suspensas ou imunes.

No caso do IPI, há uma tabela específica de CST, que diferencia entradas tributadas com alíquota zero, imunes ou sujeitas à suspensão do imposto. Já para o ICMS, há a divisão entre as Tabelas A e B, separando códigos de origem da mercadoria e códigos que identificam a operação (tributada, isenta, não tributada, etc.).

Inclusive, a combinação adequada de CST, CFOP e alíquota é fundamental para consistência dos registros.

Perfil de enquadramento na EFD ICMS IPI

O perfil de enquadramento define o nível de detalhamento das informações prestadas na EFD-ICMS/IPI. Normalmente, existem três perfis: A, B e C:

• Perfil A: apresenta detalhamento maior dos registros (mais completo);
• Perfil B: possui escrituração sintética (consolidação diária ou mensal);
• Perfil C: é a forma mais simplificada de apresentação.

A definição do perfil compete a cada Secretaria de Fazenda, conforme a legislação da UF, e pode variar de um estabelecimento para outro.

Aquisição de mercadorias do Simples Nacional

Nos casos de compras feitas de fornecedores optantes pelo Simples Nacional, que emitem notas sem destaque de ICMS, pode haver direito a crédito dependendo da legislação de cada estado. Esse crédito pode ser lançado:

• Via ajuste de documento fiscal (registro C197);
• Via ajuste de apuração (registro E111);
• Ou diretamente no registro C100 e filhos, se a legislação estadual assim permitir.

É fundamental que o contribuinte verifique a forma de declaração no estado onde está domiciliado, pois nem todas as UF seguem o mesmo procedimento para apropriar esse crédito.

Registros obrigatórios

Cada registro da EFD-ICMS/IPI segue um grau de obrigatoriedade: “O” (sempre obrigatório), “OC” (obrigatório em condições específicas) ou “N” (não pode ser utilizado). A tabela 2.6.1 do Guia Prático detalha quais registros cada perfil (A, B e C) deve utilizar.

Algumas UF ainda publicam tabelas complementares determinando a obrigatoriedade de registros específicos ou dispensando outros.

Registros como o bloco C (relativo às NF), bloco D (documentos de transporte), bloco E (apuração de ICMS e IPI) e bloco H (inventário) são os mais comuns. Já o bloco K, que trata do controle de produção e estoque, costuma ter exigência escalonada, principalmente para estabelecimentos industriais, equiparados a industriais e atacadistas.

Empresas sem movimento na EFD ICMS IPI

Para o contribuinte que não teve movimentação fiscal no período, ou seja, sem operações de entradas, saídas ou apuração de impostos, ainda assim é necessário transmitir o arquivo da EFD-ICMS/IPI.

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Nesse caso, o contribuinte informa apenas os registros obrigatórios mínimos, com valores zerados nos blocos de apuração. Também não se deve confundir a ausência de movimentação com o não envio do arquivo, pois a omissão pode ensejar multas.

Diferença entre EFD ICMS IPI e outros projetos do SPED

O SPED contempla diversos projetos, como a ECD (Escrituração Contábil Digital), a ECF (Escrituração Contábil Fiscal), a EFD-Contribuições (PIS/COFINS) e a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica). Cada um possui leiaute, escopo e prazos específicos, sem uma relação direta de obrigatoriedade entre si. Em outras palavras, ser optante pela NF-e não significa obrigatoriamente estar na EFD-ICMS/IPI e vice-versa.

Outro exemplo é a ECD: mesmo as empresas obrigadas à entrega dessa escrituração contábil digital não estão automaticamente dispensadas ou obrigadas a entregar a EFD ICMS/IPI, pois as esferas estadual e federal adotam critérios diversos de enquadramento.

Operações extemporâneas na EFD ICMS IPI

Operações extemporâneas acontecem quando o contribuinte registra lançamentos fora do período adequado. Isso geralmente acontece com notas fiscais emitidas com data retroativa, recebidas fora do prazo ou com entradas e saídas não registradas no tempo correto.

Por exemplo: se a mercadoria entra em janeiro, mas o registro ocorre apenas em fevereiro, o documento de entrada se torna extemporâneo. Nessas situações, é preciso observar prazos legais e respeitar a legislação estadual e federal para apropriar créditos de ICMS ou IPI.