A EFD-Reinf é uma obrigação acessória lançada para modernizar e centralizar a prestação de informações fiscais pelas empresas brasileiras.
Com sua implementação, muitas dúvidas surgiram sobre quem está obrigado a entregar, quais são seus objetivos e como realizar a transmissão dos dados corretamente.
Por isso, reunimos informações para explicar algumas das principais dúvidas sobre o tema; com detalhes do funcionamento da EFD-Reinf, os tipos de eventos envolvidos e a importância do evento de fechamento.
O que é EFD-Reinf
A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) integra o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e aprimora a fiscalização tributária, além de reduzir o número de obrigações acessórias.
Implementada de forma progressiva desde 2018, a EFD-Reinf complementa o eSocial e se integra à plataforma de transmissão de dados trabalhistas, previdenciários e tributários.
A EFD-Reinf reúne informações de retenções de tributos e contribuições, registra pagamentos, retenções na fonte e outras informações fiscais, que anteriormente os contribuintes declaravam separadamente, como na DIRF e na GFIP.
Para os contribuintes, entender o funcionamento da EFD-Reinf é essencial para garantir o correto cumprimento das obrigações fiscais e evitar penalidades por erros ou atrasos. Por ser um sistema relativamente novo e com diversos detalhes técnicos, surgem muitas dúvidas.
Quem é obrigado a entregar a EFD-Reinf?
A obrigatoriedade da EFD-Reinf recai sobre uma ampla gama de contribuintes. Por exemplo, entre eles estão empresas que contratam ou prestam serviços com cessão de mão de obra, associações desportivas que mantêm equipes profissionais, entidades patrocinadoras de eventos desportivos e agroindústrias.
Além disso, pessoas jurídicas e físicas que pagam rendimentos com retenção do IRRF (Imposto sobre a Renda Retido na Fonte) também precisam cumprir essa obrigação mensalmente. Empresas baixadas ou em processo de inatividade também devem prestar contas até o período de baixa.
Empresas obrigadas a transmitir:
- Empresas que prestam e contratam serviços realizados mediante cessão de mão de obra;
- Pessoas jurídicas responsáveis pela retenção de PIS/Pasep, Cofins e CSLL;
- Pessoas jurídicas optantes pelo recolhimento da CPRB;
- Produtor rural pessoa jurídica e agroindústria quando sujeitos a contribuição previdenciária substitutiva sobre a receita bruta proveniente da comercialização da produção rural;
- Adquirente de produto rural;
- Associações desportivas que mantenham equipe de futebol profissional que tenham recebido valores a título de patrocínio, licenciamento de uso de marcas e símbolos, publicidade, propaganda e transmissão de espetáculos desportivos;
- Empresa ou entidade patrocinadora que tenha destinado recursos a associação desportiva que mantenha equipe de futebol profissional a título de patrocínio, licenciamento de uso de marcas e símbolos, publicidade, propaganda e transmissão de espetáculos desportivos;
- Entidades promotoras de eventos desportivos realizados em território nacional, em qualquer modalidade desportiva, dos quais participe ao menos 1 (uma) associação desportiva que mantenha equipe de futebol profissional;
- Pessoas jurídicas e físicas que pagaram ou creditaram rendimentos sobre os quais haja retenção do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), por si ou como representantes de terceiros.
Essa amplitude de obrigatoriedade busca centralizar e padronizar informações para facilitar o controle e fiscalização dos dados tributários e previdenciários.
O sistema integra todas essas informações em um ambiente nacional, simplificando o cruzamento de dados pela Receita Federal. Além disso, reduz a necessidade de outras obrigações acessórias, como a DIRF e a GFIP.
Quais são os objetivos da EFD-Reinf?
A EFD-Reinf foi criada com o objetivo de simplificar e melhorar a qualidade das informações fiscais e previdenciárias enviadas ao governo.
Em primeiro lugar, busca reduzir o número de obrigações acessórias, diminuindo a redundância no envio de dados fiscais. Em segundo lugar, promove o compliance fiscal, incentivando que as empresas prestem informações corretas e completas sobre retenções e outras contribuições.
Ao integrar essas informações com outras obrigações fiscais, a Receita Federal pode acompanhar com mais precisão a arrecadação e o cumprimento das obrigações tributárias, bem como contribuir para a eficiência da administração pública.
Como funciona a transmissão dos dados da EFD-Reinf?
Os dados da EFD-Reinf são transmitidos por meio de dois principais métodos: o web service e o portal web via e-CAC. O web service é uma solução mais adequada para empresas que possuem sistemas integrados de escrituração fiscal, pois permite o envio automático dos dados.
Ambas as opções exigem autenticação digital para garantir a segurança das informações. No caso do web service, a transmissão ocorre exclusivamente com um certificado digital do tipo e-CNPJ, garantindo a segurança dos dados na internet. A opção pelo portal web no e-CAC também requer o uso de um certificado digital para acessar o sistema de transmissão.
Quais são os tipos de eventos na EFD-Reinf?
A EFD-Reinf está organizada em diferentes tipos de eventos: eventos de tabelas e eventos periódicos. Os eventos de tabelas, como o R-1000, têm o papel de cadastrar informações padronizadas sobre o contribuinte e suas atividades, servindo como base para a validação dos demais eventos.
Já os eventos periódicos incluem informações de retenções, pagamentos, créditos e outros registros de movimentações.
Cada tipo de evento possui prazos e regras específicas para a transmissão, e a não conformidade pode resultar em rejeições ou penalidades. A divisão dos eventos em categorias facilita o controle e permite o envio de diferentes tipos de informações conforme a necessidade e periodicidade de cada contribuinte.
Como é feita a autenticação de acesso ao sistema?
Para garantir a segurança do envio de informações, a EFD-Reinf exige autenticação com certificado digital. A autenticação para o web service é realizada por meio de certificado digital do tipo e-CNPJ.
No portal web, usuários acessam com o certificado digital do Gov.br, disponível para pessoas físicas ou jurídicas. Em alguns casos específicos, o sistema permite o uso de um código de acesso gerado pelo próprio portal.
O uso de certificados digitais evita fraudes e garante que as informações estão sendo enviadas pelo contribuinte correto. Ou seja, isso permite maior controle sobre quem pode acessar e enviar dados em nome de uma empresa, oferecendo segurança tanto para a empresa quanto para a Receita Federal.
Há necessidade de envio de eventos periódicos para empresas inativas ou baixadas?
Empresas que foram baixadas ou não tiveram movimento durante o período de apuração não precisam enviar a EFD-Reinf, pois o sistema considera apenas eventos ativos. No entanto, caso existam eventos pendentes de retificação antes da baixa, é possível enviá-los com o uso de procuração.
Essa regra simplifica a obrigação para empresas em situação de inatividade, evitando obrigações fiscais desnecessárias e reduzindo a carga de trabalho dos contadores e contribuintes.
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