Como escolher a melhor solução de Auditoria Digital?

A Auditoria Eletrônica é uma aliada essencial de empresas e contadores. Pensa conosco: se a própria Receita, tanto a Federal quanto a Estadual, utiliza-a para auditar e fiscalizar as informações de uma organização, por que esta mesma empresa não a utilizaria para enviar seus arquivos ao Fisco?

Mas como escolher a melhor solução de Auditoria Eletrônica? Ainda mais que nós sabemos que a rotina dos profissionais das áreas contábil e fiscal é uma rotina muito atribulada, afinal de contas, são diversas obrigações, vários arquivos e outras questões que envolvem prazos muito curtos. Por isso, separamos aqui os 10 principais cuidados para quais contadores e empresas devem se atentar na hora de escolher a melhor solução de Auditoria Digital. Confira:

Verifique se a empresa tem foco

Este é um dos principais fatores a considerar na hora de escolher seu fornecedor de Auditoria Digital. Já ouviu aquele ditado que diz “quem faz muita coisa ao mesmo tempo, acaba não fazendo nada bem feito”? Pois então. Verifique o que a empresa desenvolvedora do software de auditoria se propõe a fazer. O sistema tributário no Brasil é tão complexo e cheio de detalhes que é preciso ter foco total em auditoria.

Tome cuidado! Não se pode querer encontrar o melhor de tudo em um só lugar, uma vez que não estamos falando de produtos empilhados em prateleiras, e sim de serviços especializados, cada um com suas inúmeras especificidades.

Certifique-se da abrangência do sistema

Abrangência é outro ponto importantíssimo no momento da escolha do software de auditoria. A solução escolhida deve ter o maior número possível de análises programadas, a maior quantidade de obrigações auditadas e a maior gama de cruzamentos entre obrigações e informações fiscais e contábeis.

O motivo é simples: a fiscalização não está restrita à análise do SPED FISCAL, por exemplo. Os fiscais têm sistemas muito avançados para realizar a análise dos dados dos contribuintes, e podem combinar informações de diferentes fontes, realizar cruzamentos e encontrar indícios de sonegação fiscal. Desta forma, o SPED FISCAL pode ser cruzado com as Guias de Apuração do ICMS, com os arquivos XML de documentos fiscais eletrônicos, com a EFD Contribuições, com a ECF, com a ECD, com a DCTF, etc. A DCTF, por sua vez, pode ser conciliada com as informações do eCAC, pode ser cruzada com a DIRF, com o PERDCOMP, com a ECF, etc.

Entende como não basta uma ferramenta que faz uma ou outra validação de arquivo? São muitas as portas por onde a fiscalização pode chegar nas empresas, e todas elas devem ser protegidas.

Verifique se o desenvolvedor tem independência e isenção nas análises

Imagine que você escreveu um texto, leu, releu, revisou tudo e não achou nenhum erro de gramática, mas quando você deu para um colega ler, ele achou vários erros logo no primeiro parágrafo. E você não acreditou que leu tantas vezes seu texto e não conseguiu enxergar erros, muitas vezes primários, que estavam ali, bem diante de seus olhos.

Com a auditoria, o processo é semelhante. Guarde esta frase: quem faz, não audita. É a mais pura verdade. A auditoria deve ser um processo independente, isento. Partindo desta premissa, como uma empresa que desenvolve softwares geradores de obrigações acessórias podem ofertar auditores eletrônicos que criticam seu próprio trabalho de programação? Ora, imperfeições devem ser corrigidas nas linhas de código. Não tem sentido se valer de um outro aplicativo para descobrir uma falha em seu próprio sistema. Percebe a incongruência? Se os programadores interpretam uma norma equivocadamente e geram obrigações com falhas, os seus softwares auditores não estarão preparados para detectar as próprias inconsistências. Afinal, para os programadores, os parâmetros estão “certos”.

Verifique se a empresa oferece especialistas para suporte de auditoria

A legislação tributária brasileira é composta por mais de cinco mil normas, espalhadas em leis, decretos, instruções normativas, portarias, etc. As alterações são constantes e as regras muitas vezes mal elaboradas, abrindo margem para interpretações distintas.

A complexidade da legislação faz com que haja a necessidade de que haja debate entre profissionais para que se chegue à melhor solução. Se um sistema de Auditoria Digital aponta uma inconsistência, deve disponibilizar uma equipe especializada para debater o porquê do apontamento. Ao utilizar um software de auditoria, você não é obrigado a entender as mensagens ou a concordar com tudo que é apontado. Portanto, verifique, antes de contratar um sistema, se há uma equipe especializada disponível para atendê-lo sempre que necessário.

Meça a rapidez de retorno em suas solicitações

O Brasil possui dezenas de obrigações acessórias, com leiautes complexos e prazos curtos para a transmissão. Assim, qualquer tempo é precioso para quem milita na área contábil, fiscal e/ou tributária. O profissional de Auditoria Digital trabalha com prazos curtos, pois normalmente, os arquivos chegam em suas mãos poucos dias antes do prazo final de transmissão. É preciso ser ágil e eficaz.

Não se engane: você precisará do apoio da equipe de suporte especializado de seu fornecedor de software. O retorno aos seus questionamentos deve ser rápido, caso contrário você não conseguirá concluir o serviço a tempo.

Verifique a rapidez no processamento de seus arquivos

Já que o assunto é escassez de tempo, você não pode adquirir um software de auditoria que seja lento e ineficaz para processar arquivos com muitas informações. No ciclo de auditoria, você detecta erros, promove as correções e verifica novamente os arquivos para verificar se as inconsistências foram eliminadas. Com um sistema lento, seu trabalho será prejudicado, pois não haverá tempo para auditar os arquivos tantas vezes quantas forem necessárias.

Sem falar nos clientes que perdemos ou que deixamos de atender quando temos uma ferramenta lenta e ineficaz. Se um profissional de Auditoria Digital consegue atender 20 empresas com um software que processa rapidamente as informações, com um software lento talvez o mesmo profissional consiga atender apenas 2 clientes. Além de serem vagarosos, muitos softwares travam no meio da análise, obrigado o profissional a repetir todo o procedimento. Tempo é dinheiro, lembre-se que você é valioso na medida em que gasta seu tempo corrigindo problemas, e não procurando-os.

Certifique-se da equipe de atualização para as constantes alterações das regras tributárias

A legislação brasileira muda a todo momento. O ritmo das alterações é muito forte, obrigando os profissionais contábeis a ficarem em constante atualização.O problema é que falta tempo para dar conta de todas as obrigações impostas pelo governo e, ainda por cima, se dedicar ao estudo das alterações normativas.

Por isso é importantíssimo contratar uma empresa que acompanhe todas as modificações ocorridas nas normas tributárias e que forneça ferramentas que facilitem e controlem a aplicação das novas regras. No caso da Auditoria Digital, confira se a empresa fornecedora mantém em seus quadros equipe dedicada ao acompanhamento da legislação e se o sistema é atualizado com rapidez sempre que ocorre uma alteração. Por exemplo, acompanhar a evolução das normas de ICMS e ICMS-ST em todas as unidades federativas é essencial para que as informações fiscais estejam corretas. Diariamente, ocorrem modificações em produtos sujeitos à substituição tributária, alíquotas, MVA, valores de pauta, etc.

Imagine que você está no meio de uma reunião com seu cliente, apontando diversos erros e imperfeições nas informações fiscais. Subitamente, o controller da empresa pede a palavra e diz que seus resultados estão errados, pois a legislação foi alterada e você não atualizou seus parâmetros de análise. Pior: ele abre um notebook, mostra a nova regra e o desmoraliza na frente de todos. Situação constrangedora, não é mesmo? Por isso você deve ser tão criterioso na hora de escolher seu fornecedor de software.

Pesquise a velocidade de inovação – a empresa deve sempre lançar novidades

Quantas vezes no último semestre a empresa que oferta o software de Auditoria Digital apresentou soluções novas para melhorar seu trabalho? E quantas vezes disponibilizou novas análises, novos relatórios, novas obrigações auditadas?

Estas são questões que precisam ser investigadas antes de adquirir um sistema de auditoria digital. A empresa que você selecionar deve ter em seu DNA a inovação, deve acompanhar o mercado e estar sempre pensando em soluções que podem auxiliar e impulsionar o profissional de auditoria digital em seu trabalho. Veja se a empresa cria mecanismos para automatizar os processos de auditoria e se existem sistemas auxiliares que tornam seu serviço mais ágil.

Pesquise o tamanho da base de clientes atendidos que permita o intercâmbio de conhecimentos

Procure conhecer o histórico da empresa e verifique o número de clientes atendidos, bem como o número de estabelecimentos auditados mensalmente. Este aspecto é muito importante. Quanto maior a base de clientes atendidos, maior o conhecimento e a experiência acumulados pela equipe de pesquisa e desenvolvimento. Com a complexidade da legislação tributária, existem inúmeras exceções e situações peculiares a serem observadas.

Uma base de clientes grande, interagindo com a equipe de pesquisa e desenvolvimento, fornece em tempo real quais são as ações da fiscalização do momento, sugere melhorias, novas análises, enfim, promove o intercâmbio de conhecimento.

Pesquise a satisfação dos clientes atendidos

Por fim, não deixe de pesquisar se existem problemas no fornecimento de software ou no atendimento ao cliente. Veja se existem ações judiciais em curso, explore sites de apoio ao consumidor, como o Reclame Aqui.

RESUMO

Então, para você escolher a melhor solução de Auditoria Digital, é importante seguir estes cuidados:

Verifique o foco principal de seu fornecedor. Se a Auditoria Digital for tratada apenas como um módulo a mais, procure outra solução. O assunto é muito sério para que você se arrisque com um software ruim ou que apresente limitações.
Certifique-se de que o software de auditoria digital tem a maior gama de análises programadas. Adianta ser um profissional de auditoria digital com um software de abrangência limitada? Procure a solução mais completa, que ofereça a maior possibilidade de análises. Isso irá valorizar seus serviços e proteger seus clientes.
Veja se o software de auditoria eletrônica é independente. Assim como a profissão de Auditor Independente, o software de Auditoria Eletrônica não pode deixar-se influenciar por fatores estranhos ou quaisquer outros elementos que resultem perda, efetiva ou aparente, de sua independência. Ora, como garantir isenção auditando a informação que você mesmo gerou? Para ser independente, o software de Auditoria Eletrônico não pode ser vinculado a nenhum sistema. Deve apontar imperfeições, doa a quem doer. Se estiver pensando em adquirir uma ferramenta desenvolvida pela mesma empresa fornecedora de seu software de gestão, esqueça. Procure um fornecedor desvinculado a outras empresas de software, isento e preparado para auditar as informações geradas por qualquer ERP. Além de obter resultados mais seguros, você pode ampliar o seu público alvo, atendendo qualquer empresa.
Teste a equipe de suporte antes da aquisição de qualquer sistema. Veja a qualidade das respostas e a atenção dedicada ao seu caso. Não se esqueça que todo sistema de Auditoria Digital foi elaborado por pessoas, e estas mesmas pessoas devem estar disponíveis para debater resultados com você. Se o suporte não for satisfatório, comece a procurar outro fornecedor. Software sem especialistas disponíveis é como clínica de diagnóstico de imagem sem radiologista para discutir laudos com os médicos. Não funciona.
Teste a rapidez de retorno da equipe de suporte. Além da qualidade (que é essencial), a agilidade do suporte é outro requisito importantíssimo na hora de escolher seu fornecedor de Auditoria Digital.
Verifique em quanto tempo os relatórios e resultados são gerados. Contratar um software lento irá prejudicar sua atuação profissional e fará com que seus ganhos financeiros sejam muito mais limitados.
Confira se o sistema tem equipe dedicada ao acompanhamento das alterações normativas. Analise os resultados apontados com olhar crítico, para verificar se realmente são procedentes. Não compre qualquer sistema, caso contrário sua carreira pode acabar rapidamente. Depois que você pega a fama de que presta um serviço ruim, é muito difícil voltar ao mercado como referência na área. Pense nisso.
Veja se o sistema está em constante evolução, acompanhando as ações fiscais em todo o Brasil e desenvolvendo mecanismos para tornar o trabalho do profissional de Auditoria Digital mais rápido, mais inteligente e mais automatizado.
Verifique o tamanho da base de clientes do sistema de auditoria digital. O que consideramos uma base grande de clientes atendidos? Uma empresa que tenha mais do que 10.000 (dez mil) usuários e que processe arquivos de mais de 100.000 (cem mil) estabelecimentos por mês. Este seria um bom número para demonstrar a solidez de seu fornecedor, seu histórico de atuação e sua experiência acumulada.
Confira a opinião dos usuários antes de adquirir o sistema de auditoria digital. Você pode evitar muita dor de cabeça.