Com a entrega da ECF se aproximando para as empresas, é hora de falarmos sobre a importância de conferir todas as informações antes da geração e transmissão do arquivo digital. A declaração poderá ser preenchida manualmente no Programa Gerador de Escrituração (PGE) ou a partir da importação de um arquivo ECF, mas isso não precisa ser um bicho de sete-cabeças, se você utilizar a auditoria digital como aliada.
Separamos as principais operações que influenciam na geração da ECF:
1. Recuperação da ECD
A recuperação da Escrituração Contábil Digital (ECD) é obrigatória para pessoas jurídicas tributadas pelo lucro real e pelo lucro presumido, além das imunes ou isentas (obrigadas a entregar a ECD). A ECD a ser recuperada na ECF deve ser a ECD transmitida ao SPED (ECD ativa na base) e deve corresponder ao mesmo período da ECF.
2. Recuperação da ECF anterior
A recuperação da ECF do período anterior é obrigatória somente para as empresas tributadas pelo Lucro Real. Porém, mesmo não sendo obrigatória para outros regimes de tributação, as empresas podem realizar essa recuperação, caso tenham entregue a ECF referente ao período anterior.
3. Plano de contas e mapeamento
A partir da recuperação da ECD, a ECF recupera o plano de contas informado no último período, existente na ECD. Somente devem constar as contas com saldos e que tiveram movimentação no período da ECD.
Deve ser feito o mapeamento do plano de contas contábil da empresa com o plano de contas referencial disponibilizado pela Receita Federal somente em relação às contas analíticas. Lembrando que as contas transitórias, de encerramento e de compensação, não devem ser mapeadas.
4. Recuperação da ECD com encerramento diferente da ECF
O processo de recuperação da ECD pode apresentar uma diferença entre os saldos finais e iniciais credores. Isso ocorre quando a empresa do Lucro Presumido fizer o encerramento do exercício da ECD de forma anual, diferentemente da ECF, onde os encerramentos do exercício são trimestrais, uma vez que a Escrituração Contábil Fiscal segue o período de apuração do tributo. Nessa situação, o contribuinte deve ajustar manualmente os saldos nos registros K155 e K355, dentro da ECF.
5. Mudança de Contador ou de Plano de Contas no Período
Quando ocorre mudança de contador ou de plano de contas no período, teremos dois arquivos da ECD a serem recuperados para a geração de um único arquivo da ECF (somente em situações especiais serão transmitidos mais de um arquivo da ECF). Como na ECF, ao recuperar os dois arquivos da ECD, os saldos finais devem corresponder aos saldos iniciais das mesmas contas no segundo arquivo, é necessário realizar o preenchimento do Registro I157 no segundo arquivo da ECD. Se não for efetuado este procedimento, a ECF irá recuperar somente os dados do segundo arquivo. Neste caso, deverão ser efetuados ajustes de saldos, manualmente, na própria ECF.
Solução para quem já está com o prazo apertado
Percebe-se que são muitas as informações necessárias para a correta geração da ECF. Todo esse processo fica muito mais simples e seguro com o apoio de um sistema de auditoria digital, capaz de fazer, em poucos segundos, milhares de análises e centenas de cruzamentos de dados. Se o sistema realizar a auditoria digital de maneira automática, aí o profissional contábil ganha tempo e eficiência, uma vez que não perde tempo procurando por inconsistências. Estando liberado do trabalho braçal, seu foco pode se voltar integralmente para a correção dos erros e para a melhoria dos processos, atividades que são realmente estratégicas e geradoras de valor.
